Esélyes, hogy tapasztaltuk már, hogy ki jól, ki rosszabbul vélekedik a Szervezőkről. De kik is a Szervezők?

Sztem azok, akik vmilyen társulás képviselőjeként lépnek fel. Ha a zeneiparnál maradunk, ez lehet egy Zenekar, egy klub, egy társulat kontaktszemélye.
Egy közös van Bennük: nekik kell az arcukat mutatni a külvilág, azaz a partnerek felé.
A mai cikkben ismerjük meg picit közelebbről a Szervezők lelkivilágát is, ahogy a múlt héten megpróbáltuk a hangosítókét is.

Egy klub Szervezője
Ez ellen most lehet, hogy sokan ágálni fognak, de egy klub Szervezőjének a gyakorlatban nem mindig érdeke a minőségi munka. Ahogy tapasztaltam, általában nincs a klubnak megtervezett menetrendje a koncertek vagy előadások lebonyolítására. Azon kívül, hogy mondjuk 9kor kezdődjön és vmikor fejeződjön be a fellépés. Persze ahogy egy ilyen rendezvény hibái sorra kijönnek, az ember megpróbál tenni ellene. Megint csak a PDCA-elvet tudom említeni, Tervezz-Csináld meg-Ellenőrizz-Avatkozz be. Javítsuk a hibát. Jobb esetben.

Tehát prózában, amíg a Szervezőnek nem érdeke a klubnak pénzt termelni, addig nem is lesz elég hatékony. Hiszen egy klub azért biztosít helyet rendezvényeknek, hogy ezzel tegye ismertebbé magát, amiből pedig később profit keletkezik. Profit pedig kell, különben nincs miből finanszírozni a fennmaradást.

Ha egy kiskocsmát veszünk példának, ott a tulaj elintézi telefonálgatással, hogy minden hétvégén koncert legyen. Minél nagyobb egy hely, annál nagyobb "menedzsment" kell, mert miért is várnánk el egy tulajtól vagy üzletvezetőtől, hogy mindent ő intézzen? Az a hely egyértelmű végzete lenne. Már megint: hiszen mindenki csak ember, mi pedig tévedhetünk. Persze a fejlődés elvárható, hogy minél kevesebbet tévedjen, különben még rásütik, hogy rosszul végzi a munkáját.

Ott tartunk, hogy klub már nagy, kell a szervező, aki csak azzal foglalkozik, hogy programot biztosítson a kívánt napokra. Nem árt, ha a programok a hely profiljához. Az is lehet egy profil, ha olyan vendégei vannak, akik egy jazzklubba metál zenét akarnak. Bár ez nem bevett, csak a lehetőségeket szerettem volna érzékeltetni.
Szóval a szervezőnknek az adott napokra programot kell kreálnia. Azért képzeljük el, hogy napról-napra, hétről-hétre programokat szervezni, amitől még embereket, ezzel együtt bevételt is várnak...sztem nem egyszerű. De az eladhatóság és a vevővonzás már marketing, ami nem a szervező feladata. Ezek után tegyük fel a kérdést magunknak: a szervezőtől várják ezt? Nagyon úgy tűnik. Miközben a feladata elvileg a koordináció lenne.

Finanszírozás
A koncertekre szánt keret változó. Én ahhoz viszonyítanám, hogy a vezetésnek mennyire fontos egy koncert. Vegyük azokat a helyeket, ahol tudjuk, hogy gyakran, legalább hetente vannak koncertek. Akkor a hely profilja az élőzene. Találkoztunk már olyannal, hogy elmentünk játszani egy ilyen helyre nem volt kellő juttatás a zenekar számára? Valószínűleg igen. Ahogy láttam, az országban a legtöbb klub így dolgozik. Tisztelet a kivételnek. Viszont ez csak a zenekar szempontja. A tulajé pedig az, hogy minek fizessen ki egy rakat pénzt egy zenekarnak, ha a rendezvény nem mutatkozik meg a bevételben. Ami teljesen jogos.
Vegyük ezt a szemszöget. Mit mond a főnökség ilyenkor a szervezőnek? Oldd meg vhogy! Vannak erre megoldások, hogy pl X számú ember felett kap vmennyit a zenekar vagy nem kap semmit, de övé lehet a jegybevétel egy része vagy egésze.
Ez úgy érzem átmeneti megoldás, hiszen senkinek nem biztosított a pénze. Kitől várhatunk bevételt? A szervező bele fog nyomni szervezési költséget a helybe, azaz zsebből állja? Akkor nem érdemes dolgoznia. A tulaj pénzeli folyamatosan a klubját, ami deficites? Elvileg ami nem hoz profitot, ott vmin változtatni kell. Esetleg a zenekar ölje bele a fellépési költségeket a helybe? Ez gondolom már ismerősebb. De egyik sem megoldás.

Az alapvető kérdés: Kiknek hoztuk létre a helyet?
Ez változhat különböző elképzelések szerint, de nagyáltalában a Vendégeknek! Kitől számíthatunk akkor bevételre? A Vendégektől! Mit tesz egy hely a vendégek bevonzásáért vagy ha már bevonzotta, a megtartásuk/szórakoztatásukért? Plazma tévéket szerel fel a meccsek miatt, játékgépeket bérel vagy vesz a bevétel miatt, koncerteknek biztosít helyet. Még mindig az a probléma, hogy a hely már beleölte a pénzét, most jó lenne, ha visszajönne. Ha nem oldja meg az összes vendégének az elégedettségét, akik között ott van a zenekar is, akkor egyszer elkezd csúszni a lejtőn. Ismerjük a hazai helyzetet, a pénzből van a legkevesebb. De egyes klubok mégis nagyon futnak és egyes klubokban mégis nagyon sok pénzt hagynak ott az emberek. Most nem a Felső Tízezer exkluzív klubjaira gondolok.
Bízom benne, hogy érezhető vmennyire, hogy nem mindig a szervezők a legnagyobb probléma, hanem a időnként a patthelyzetük. A Vevők/Vendégek bevonzása bizony a hely dolga, amiért  marketing-tanácsadókat kellene fogadnia, ha maguktól nincs elképzelésük a "DE HOGYAN?!" kérdésre. Ők pedig a szervezőktől várják a megoldást. Meg attól, hogy hozzanak minél olcsóbban nagyzenekarokat, akik tömegeket vonzanak majd a helyre. Kiderül az írásomból, hogy ez csak tűzoltás és nem hosszútávú megoldás?

Kicsit elkanyarodnék, hogy adjak egy szintén tűzoltó tippet a költségcsökkentésre. Egy közgazdasági elv nemrég került újra szóba a Projektmenedzsment órámon. Nem mondok nagy újdonságot, viszont alkalmazható. Ugyanis, ha még nem mondtam volna építési szakirányos menedzser leszek majd remélhetőleg nemsokára. Állat, ugye?
Tehát az elv a PARETO-elv vagy másnéven a 80-20as elv. Ez annyit takar, hogy a kiadások 80%-át a befektetés 20%-a adja. Ha már építési leszek, akkor hadd vegyek innen egy közérthető példát: Egy ház felépítésének költségei 80%-át a beépített anyagok 20%-a adja. Ha van 100 beépítendő tételünk, akkor fogjuk az első 20 legdrágábbat, azok adják a költségek 80%-át és azon próbálunk meg csökkenteni, ha hatékonyak akarunk lenni. Ugyanígy egy klub kiadásait is sorba lehet rendezni. Ésszerű anyagi tervezéssel a szakirodalom szerint elég sokat lehet spórolni.

Na vissza. A Szervezőről szól elvileg a cikk, mégis szinte csak a klubról beszélek. Na igen. Teljesen igazad van, Kedves Olvasó! Az ok, hogy a feladatkörök sokszor nem mindig stimmelnek. Egy szervező marketingel, menedzsel, rendezvényszervez, jegyet szed, színpadmesterkedik, láttam már olyat, hogy hangosít is. Ez megoldható kis helyeken, ahol kézben lehet tartani, de nagyobb helyeken már a minőség rovására mehet. Nem hiába vannak team-ek feladatokra. Kell a sokszínűség, a több ötlet egy problémára.

Azért a végére egy kis feketeleves:
A szervezőkre nagy felelősség hárulna, de általában pont annyira tesznek rá és valóban azzal elintézik, hogy felhívnak pár zenekart, hogy gyertek le adott időpontban. Hangosítóként sokszor volt feladatom a érkező zenekarok szinte fogadása, koordinálása, a kezdési időpontokat betartatni és még a főnökség felé is időben zárni a színpadot. Természetesen csúszás lehet bármiért. Akár hangosító, akár zenekar hibájából. Ha esetleg önállóan rendezkedtem az időkkel, mert a szervező nem tette meg a dolgát, volt hogy óriási leb.szást kaptam, mert leküldtem őket a színpadról. Elvileg mindenkinek tudnia kell, hogy mikor játszik és meddig. Egyes helyeken erre órákat is tesznek fel, mert a zajongási engedély kötött időpontra szól. Ilyen van, a lényeg pedig az, hogy a feladatkörök nem tisztázottak és egyesek elhanyagolják a dolgukat. Itt lehet hibás bárki. A hangosító inkább sörözik, a zenekar azt sem tudja hol az áram. A szervező sörözik, a zenekar azt sem tudja merre van a színpad, mikor kezdjen. Ezek léteztek régen is, most is (sajnos). Nem probléma, ha a klub nem kíván profitot vagy nevet magának. Mindenkit koordinálni kell! Nem azért, mert hülye vki, hanem mert egy ismeretlen helyen még a budit sem találjuk meg, ha nincs kitáblázva. És megint visszatértünk oda, hogy Vevőközpontúság.

A mai cikkbe bele szerettem volna fűzni a zenekari Szervezőket is, de ahogy végigmentem ezen, úgy láttam jónak, ha egy külön hetet kap magának a téma.
A következő héten befejeződik a Szeretlek Téged sorozat a harmadik legismertebb részvevővel, a Közönséggel. Hitek és tévhitek a Közönség oldaláról, kulisszatitkok a színpaddal szemben állóknak. Utána rátérünk egy vmivel gyakorlatibb részre, ami nem más, mint a Pénzügyek! Hogy szerezzen pénzt magának a zenekar.

Megjelenés május 18-án, szerdán!