Hogyan írjunk meg egy levelet, ha kilincselni szeretnénk ismeretlen, leendő partnernél/támogatónál, mi a levél felépítése, mit érdemes beleírni, mik a mindenkori és aktuális praktikák?

Levél felépítése
Dale Carnegie Sikerkalauz című könyvében sok jó lehetőséget és szituációt boncolgat az emberekhez való hozzáállás kérdésében. Ajánlott - ha nem kötelező - olvasmány minden érdeklődő számára. Tehát széleskörben elfogadott és bevált levelek a következő felépítésűek:

Üdvözlés
Érzelmi sorrendben: Tisztelt XY!; ha vhogy kötődik a zenéléshez (kiadós, hangszerboltos, stb.): Tisztelt Kolléga!; ha semmit nem tudunk róla: Tisztelt Hölgyem/Uram!
Kombinálni is lehet ezeket, pl ha nem tudjuk a címzett nevét, de szakmabeli: Tisztelt Hölgyem/Uram! Tisztelt Kolléga!
Ha a nevét tudjuk, akkor csak az legyen, de férfihez csapjuk oda az Úr megjelölést is a végére. Természetesen minden megnevezés nagybetű!
Hogy egymás mellé vagy alá írjuk, az szinte mindegy, de a felsorolás egymás alatt elég szigorú, az egymás mellé írt megnevezések talán barátiabbak. De ismétlem, nem találtam erre még szabályt.

Bevezetés
Minden levél úgy kezdődik, hogy “Érdeklődöm”, “Érdeklődni szeretnék”, “Azért írok”, stb. Észrevettük, hogy mi a közös ezekben? Hogy én. Amikor ismeretlenül megkeresünk vkit, az érdeklődését kell felkelteni, ugyanis mint ember, mindenhonnan azt hallja, hogy mi van másokkal. Mert az ember a saját problémáiról szeret beszélni, azaz magáról. Viszont jobban szereti, ha dicsérik.
Bemutatkozni persze nem árt, hogy ki vagy és honnan, de néha még az is elhagyható, ha a bevezető fontosabb, mint a megkereső. Elsőre ez furán hathat. Vagy maradjunk abban, nem megszokott. De nem is sértő. Őszintén, ha kapunk egy dicsérő levelet, akkor az első pillanatban, amikor a szép szavakat olvassuk, érdekel minket, hogy ki írta? Csak ülünk és jól esnek a mondatok. Érdemes elvonatkoztatni a seggnyalástól. Elég érzékeny a határ, elismerem. Találjuk meg a Megkeresett érdemeit. Olyannal még nem találkoztam, hogy ne lenne. Olyan van, hogy keresni kell, akár mélyen, de ki is akar vmit a másiktól? Puszira ritkán szoktak üzleti megoldások működni.

Bemutatkozás (zenekar bemutatása), Igények
A kettő felcserélhető attól függően, hogy melyik hat jobban. Gondolok itt arra, hogy ha a “portékánk” meggyőző az adott szituban, akkor kezdjük azzal. Ha úgy gondoljuk, hogy a bemutatkozásunk untató is lehet, akkor minél előbb írjuk le miért kerestük fel a Címzettet. Kerüljük a sablonos “biográfiákat”. Senkit nem érdekel hány lemezt adtál ki, kivel játszottál, stb. Elég annyival elintézni, hogy pl “3 éve működő, zenei és színpadi gyakorlattal rendelkező aktív zenekar”. Ha vkit érdekel a részletesen a munkásságotok, majd rákérdez. Ilyennel még nem nagyon találkoztam. A helyesírás és az udvariasság/alázatosság kötelező. Mindig az járjon a fejünkben, hogy éppen kérünk.

Jövőbeni célok
Kötelező beleírni, hogy mire fordítjuk a támogatást és 1-2 mondatban érdemes felvetni a legnagyobb, legköltségesebb céljainkat. Csak azért, hogy lássák, hogy nem oszlik fel a zenekar holnap és hosszútávú munkát biztosító tervei is vannak. Tehát nem 2 napra tervez előre.
Ha cégtől kérünk támogatást, számlát is kell adni. Ezeket mindig egyénileg érdemes intézni és egy ismerőstől informálódni, hogy hogy is kell ezt csinálni, hogy legális legyen.

Befejezés
A végén újra írjuk le, hogy miért kerestük meg és miért pont őt. A befejezésbe olyanokat írjunk bele, amit szeretnénk, hogy megmaradjon a Címzettben. Gyakorlatilag emlékeztető/összegzés/ismétlés.

Elköszönés
A szimpla elköszönés nem hülyeség, csak hasznunk nem lesz belőle. Simán belefér ide egy hosszabb búcsúzás. Pl
“Mielőbbi válaszára számítva és bízva a sikeres együttműködésben,
Előre is köszönettel,
Maradok Tisztelettel,

XY”
A mondatvégek lehetnek felkiáltójelek, kettőspont, ha a magyar fogalmazásokra alapozunk és vesszőkkel, ez a mai üzleti életben divatos, külföldi (amerikai) stílus. Mindkettő belefér, választhatunk. Én úgy vagyok vele, hogy címzettfüggő. Mindig válasszuk ki a címzett nemzetiségének levélformáját.
Ne felejtsük ki legalább a nevünk után az elérhetőségeinket.

Ezek a praktikák bárhol használhatóak, akár levélben, akár telefonban. Bár a saját formulái megvannak mindkét megkeresésnek, de az emberek reakciói ugyanazok, akárhogy beszélünk vele.

A második rövidített cikknek itt érkezett el a vége. A következőkben szintén maradunk a pénzszerzésnél. Június 8-án!